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Come usare AIDeskPro

Una guida con le schermate vere dell'applicazione, dal primo accesso agli agenti

AIDeskPro ha quattro modi di lavorare, e questa pagina li percorre nell’ordine in cui di solito si incontrano. Tutte le schermate sono prese da un account di prova con documenti di fantasia.

Chat Indici Immagini Agenti Amministratori
CHAT

CHAT

Domande e risposte in linguaggio naturale con il modello che scegli tu, con ricerca su Internet, allegati e schemi disegnati in pagina.
INDICI

INDICI

I tuoi documenti, organizzati per argomento e condivisi con i colleghi. La chat risponde citando la fonte, pagina compresa.
IMMAGINI

IMMAGINI

Genera un’immagine da una descrizione, oppure allega una foto o uno schema e fai domande su quello che contiene.
AGENTI

AGENTI

Definisci un agente una volta, lancialo tutte le volte che serve e segui il lavoro nella Console. Gli agenti AI per aziende →
Il menu, in breve. A sinistra trovi New Chat e Chats (le conversazioni), Indexes (i documenti), Agents (Configurations ed Executions), Semantic Search per cercare un passaggio in tutti gli indici senza aprire una chat, Summaries per riassunti e questionari ripetibili, Templates per i testi riutilizzabili, API Keys per integrare AIDeskPro nei tuoi sistemi e Connector per collegare fonti esterne. L’interfaccia è in inglese; in questa guida i nomi dei menu restano come li vedi sullo schermo.

La Chat

Dopo il login atterri su New Chat. Prima di scrivere puoi decidere tre cose: con quale modello parlare, su quali documenti e con quali strumenti. Oppure scrivi e basta: il modello predefinito risponde subito.

Scegliere modello, indice e strumenti

  1. Nella barra CHAT ENGINE clicca la matita per cambiare modello. Nella finestra puoi anche spuntare Set as my default e tenerlo per le chat future.
  2. Accanto, NO INDEX apre l’elenco degli Indici: scegline uno o più di uno, la chat risponderà solo da quei documenti.
  3. L’ingranaggio in alto a destra apre gli strumenti: Internet per la ricerca web, Image generation per le immagini, Documents per gli allegati.
  4. Il pulsante accanto alla casella del messaggio allega un file o un’immagine alla conversazione.
  5. Ogni chat riceve un titolo automatico; dalla barra puoi condividerla, stamparla o scaricarla.
Nuova chat con il pannello degli strumenti aperto
La pagina New Chat con il pannello degli strumenti: Internet, Image generation, Documents.

Una domanda di lavoro

La chat normale va bene per tutto ciò che non ha bisogno dei tuoi documenti: riscrivere una mail, tradurre, riassumere un testo incollato, preparare una scaletta.

Chat: riscrittura di una mail in tono formale con Gemini 4 Argon
Riscrivere una mail in tono formale. In alto il modello usato, Google Gemini 4 Argon, e nessun indice.

Con la ricerca su Internet

Accendi Internet tra gli strumenti e il modello cerca sul web prima di rispondere. La risposta riporta le fonti con il link, così controlli da dove viene ogni informazione.

Chat con ricerca Internet attiva e fonti web citate
Una domanda su un evento recente: la risposta cita le pagine trovate sul web.

Schemi e diagrammi

Se chiedi un flowchart, uno schema entità-relazioni o un diagramma di sequenza, la chat non ti restituisce codice: disegna il diagramma in pagina. Funziona bene per spiegare un processo, un modello dati o un protocollo.

Flowchart del flusso di approvazione di un'offerta disegnato in chat
Il flusso di approvazione di un’offerta, chiesto come flowchart compatto da sinistra a destra.
Diagramma di sequenza del three-way handshake TCP disegnato in chat
Un diagramma di sequenza: il three-way handshake TCP spiegato tra client e server.
Schema entità-relazioni di clienti, ordini e prodotti disegnato in chat
Lo schema ER di un piccolo gestionale, con chiavi e cardinalità.

Fare domande su un’immagine

Con un modello multimodale puoi allegare un’immagine e chiedere cosa contiene. Qui la legenda dei tasti di un telecomando esiste solo nella figura: il modello la legge e risponde.

Chat con un'immagine allegata e la risposta che descrive i tasti del telecomando
L’immagine allegata dal pulsante accanto al messaggio, e la risposta che legge la figura.

Gli Indici

Un Indice è una raccolta di documenti indicizzati, cioè resi interrogabili da una chat. Può contenere un file o migliaia. Il consiglio è uno per argomento: policy aziendali, offerte, manuali di prodotto, contratti di un cliente.

Elenco degli Indici
La pagina Indexes: i tuoi indici e quelli condivisi con te.

Creare un Indice

  1. Dal menu Indexes, clicca New index.
  2. Dai un nome e scegli il tipo: ExtendedSummary per i documenti (il consigliato), Composed per un indice fatto di altri indici, Chat se contiene solo istruzioni.
  3. Salva: compaiono le schede Documents, Share, Advanced settings e Metadata.
Maschera di creazione di un nuovo Indice
Nome, tipo e modello di embedding: il resto si configura dopo il salvataggio.

Caricare i documenti

  1. Nella scheda Documents clicca Add e scegli il file. Sono accettati PDF, Office, testo, HTML, immagini e molto altro; con Add folder o Add ZIP carichi un’intera cartella.
  2. Il titolo viene proposto dal nome del file: cambialo in qualcosa di leggibile, è quello che la chat citerà come fonte.
  3. L’indicizzazione parte da sola. Quando lo stato è OK il documento è interrogabile; Update documents aggiorna la lista.
Scheda Documents di un Indice con tre policy in stato OK
Tre policy aziendali indicizzate e pronte.
Scheda Share di un Indice
La scheda Share: chi può leggere e chi può modificare.

Condividere

  1. Nella scheda Share aggiungi i colleghi o i gruppi con cui condividere l’Indice.
  2. Scegli se possono solo interrogarlo (read only) o anche aggiungere documenti.
  3. Senza condivisioni l’Indice resta privato, visibile solo a te.

Interrogare i documenti

Apri una chat, scegli l’Indice da NO INDEX e fai la domanda. La risposta è costruita solo sui documenti, e in fondo trovi Sources: ogni passaggio usato, con il documento, la pagina e il pulsante per scaricarlo.

Chat su un Indice: risposta sulle policy di backup e accessi
Quattro domande sulle policy, una risposta con i numeri presi dai documenti.
Elenco delle fonti di una risposta, con documento e pagina
Le fonti: documento, pagina, il passaggio citato e il download.

Generare immagini

Con lo strumento Image generation acceso, descrivi in chat l’immagine che vuoi: stile, soggetto, colori, formato. L’immagine compare nella risposta e si scarica con l’icona in alto a sinistra. Le immagini sono generate da Nano Banana, il motore integrato in AIDeskPro. Per modificare un’immagine esistente, allegala e descrivi la modifica.

Immagine generata in chat: un robot consegna una lettera in un ufficio
Una copertina per la newsletter, generata da una descrizione di due righe.

Gli Agenti

Una chat risponde; un agente lavora: riceve un mandato, legge i documenti, scrive file, verifica e consegna un risultato. In AIDeskPro un agente si definisce una volta come Configurazione e si usa tutte le volte che serve come Esecuzione. Chi scrive la Configurazione conosce il processo; chi lancia l’Esecuzione deve solo sapere cosa vuole ottenere.

L’esempio di questa guida è un agente che compila i questionari di sicurezza che i clienti mandano ai fornitori, usando le policy aziendali come fonte.

La Configurazione

  1. Da Agents → Configurations clicca New agent configuration.
  2. Dai un nome, una descrizione e scrivi il System prompt: chi è l’agente, quali risorse usa, in quali fasi lavora, cosa non deve fare mai.
  3. Salva. Compaiono le sezioni Integrated functionalities (ricerca web, immagini), Files (file sempre disponibili nel workspace, per esempio un template), Resources e Outputs.
Configurazione di un agente: nome, modello, descrizione e system prompt
La Configurazione: nome, modello, descrizione e il prompt con mandato, risorse, fasi e regole.
Sezione Resources di una Configurazione con due slot di tipo Index
Due slot di tipo Index: uno obbligatorio, uno facoltativo, entrambi scelti al lancio.

Le Risorse

  1. In Resources clicca Add e scegli il tipo: Index (documenti), Sub Agent (un altro agente), Database (via MCP JDBC) o External (un server MCP).
  2. Dai allo slot un nome e una descrizione: il prompt lo cita per nome, qui policy e risposte-precedenti.
  3. Set now fissa la risorsa nella Configurazione, uguale per tutti; Request at execution la fa scegliere a chi lancia.
  4. Required: senza quella risorsa l’agente non parte.

L’Esecuzione

  1. Dalla Configurazione clicca New execution, oppure da Agents → Executions clicca New agent execution e scegli la Configurazione.
  2. Scrivi il titolo e il comando di partenza: il mandato, come lo daresti a un collega. Scegli il modello.
  3. Salva: per ogni slot Request at execution scegli l’Indice con Select. Il triangolo segnala gli slot obbligatori ancora vuoti.
  4. Nei Files puoi caricare i documenti del caso. Poi Start.
Nuova Esecuzione: titolo, modello e comando di partenza
L’Esecuzione: titolo, modello e il comando di partenza.
Scelta dell'Indice per uno slot al momento del lancio
Lo slot policy chiede un Indice al lancio: qui Policy aziendali.

La Console

Appena avviata, l’Esecuzione mostra i pulsanti Stop e Console. La Console è dove si segue il lavoro: a sinistra la conversazione con l’agente, a destra i file del Workspace con l’anteprima. Un agente ben scritto, se gli manca qualcosa, lo chiede prima di partire, con una domanda chiusa.

Console di un'Esecuzione: l'agente chiede il file mancante con una domanda a scelta
Il questionario non è nel workspace: l’agente lo chiede, con tre risposte possibili, prima di cominciare.
Console con i passi dell'agente e i file del workspace
L’agente al lavoro: i passi nella conversazione, i file che scrive nel Workspace, l’anteprima a destra.
Console a fine lavoro: il questionario compilato e il riepilogo delle domande da decidere
A fine lavoro: il questionario compilato nel Workspace e, in chat, le quattro domande senza fonte marcate DA DECIDERE per la responsabile IT.

Seguire, fermare, riprendere

  1. Carica file nel Workspace con l’icona in alto a destra della Console; l’agente li vede subito.
  2. Rispondi alle domande dell’agente dalla conversazione, come in una chat.
  3. Stop ferma l’esecuzione, Resume la riprende da dove era: utile per correggere un indice sbagliato senza ricominciare.
  4. I file prodotti restano nel Workspace: aprili, correggili, scaricali. Nessun risultato esce dall’azienda senza una persona che lo decide.
Come si scrive un buon agente, con fasi, memoria su file e check indipendenti, lo raccontiamo in Come si scrive un agente . Cosa cambia in azienda quando si passa dalla chat agli agenti è in Sistemi agentici enterprise .

Per gli amministratori

Due pagine che gli utenti non vedono, ma che decidono cosa l’AI può fare in azienda.

Pagina Model Permissions: modelli, publisher e visibilità
Model Access: quali modelli, per quali gruppi.

Model Access

  1. Ogni modello ha una visibilità: pubblico per tutti, oppure riservato a gruppi di utenti.
  2. I modelli con endpoint fuori dall’Unione Europea sono etichettati No EU: si usano solo se qualcuno li sceglie apposta, mai come predefiniti.
  3. I gruppi si gestiscono in UserGroups; gli utenti arrivano dal single sign-on aziendale.

Dashboard dei costi

  1. Dashboards mostra i costi giornalieri, i token per modello e la spesa per etichetta di utente.
  2. Scegli il periodo e il gruppo di utenti per vedere chi usa cosa.
  3. Un costo che sale all’improvviso è spesso il primo segnale di un uso anomalo: le soglie e gli avvisi servono a vederlo prima della fattura.
Dashboard dei costi con l'andamento giornaliero
La dashboard predefinita: costi giornalieri e per modello.

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